1. Các phím cơ bản cài đặt tổng đài điện thoại nội bộ
Trước khi tiến hành cài đặt, hãy kiểm tra trạng thái hiện tại của máy điện thoại. Nếu máy đang ở trạng thái trực tiếp gọi ra, bạn cần nhấn phím * để truy cập vào nội tuyến và thực hiện cài đặt cách lắp đặt tổng đài điện thoại.
Mỗi khi bạn hoàn thành việc cài đặt một chức năng, hãy lắng nghe âm thanh tương ứng. Nếu bạn nghe thấy một tiếng “tút”, đó là dấu hiệu bạn đã cài đặt đúng. Nếu bạn nghe ba tiếng “tút”, đó là dấu hiệu bạn đã cài đặt sai. Hãy kiểm tra kỹ các bước trước khi thực hiện lại quá trình cài đặt.
Trong quá trình cài đặt, sử dụng phím * để bắt đầu lệnh và phím # để kết thúc lệnh. Nếu bạn phát hiện thiếu sót trong quá trình nhập lệnh, bạn có thể chọn phím * để thực hiện lại từ đầu mà không cần phải tắt máy.
Hãy tuân thủ các hướng dẫn trên để thực hiện việc cài đặt tổng đài điện thoại một cách chính xác và hiệu quả.
2. Thiết lập nhân viên trực ban nhận cuộc gọi
Khi có khách hàng gọi đến các máy con được thiết lập, chuông sẽ kích hoạt tự động. Người dùng chỉ cần nhấc máy để bắt đầu cuộc trò chuyện. Trong trường hợp bạn đã cài đặt máy trực ban và đường dây thoại đang bận, hệ thống tổng đài nội bộ sẽ tự động chuyển hướng cuộc gọi đến máy nhánh khác không bận và tiếp nhận cuộc gọi.
3. Thiết đặt trả lời cuộc gọi tự động trong hệ thống tổng đài điện thoại
Khi khách hàng gọi tới máy con trong hệ thống điện thoại nội bộ, không có máy nhánh nào đổ chuông. Thay vào đó, máy tổng đài nội bộ sẽ tự động phát ra lời chào và cung cấp hướng dẫn cho người gọi sử dụng các phím tắt. Người gọi có thể chọn gặp máy con hoặc yêu cầu gặp máy tổng đài trước khi được chuyển tiếp đến máy con. Khi người gọi chọn một phím tắt để gặp số máy con cụ thể, máy đó sẽ tự động đổ chuông, và bạn chỉ cần nhấc máy để bắt đầu cuộc trò chuyện.
Trong quá trình triển khai, việc hiểu rõ các chức năng thực tế của hệ thống tổng đài điện thoại của công ty là rất quan trọng trước khi bắt đầu quá trình lắp đặt, để đảm bảo hiệu quả và tính thực tiễn của quá trình này.
4. Thực hiện báo số máy nhánh
Bạn thao tác chọn: #81 với các máy gián tiếp thực hiện gọi đi và *#81 với các máy trực tiếp thực hiện gọi đi. Bạn có thể phân biệt nhanh số ban đầu của các máy nhánh khi thực hiện thao tác này để thử.
5. Thực hiện các cuộc đàm thoại nội bộ
- Để thực hiện cuộc gọi nội tuyến cho các máy nhánh có thể trực tiếp liên lạc ra bên ngoài. Bạn thao tác các phím trên máy nội dung : *+203.
- Khi bạn sử dụng cần lưu ý kiểm tra xem máy đang ở trạng thái gọi ra bên ngoài hay không nếu thấy tín hiệu âm thanh của đường đường dây bên ngoài ấn phím * để chuyển đổi sang gọi nội bộ. Và để chắc chắn bạn hãy đợi nghe âm thanh tín hiệu báo trong nội bộ mới chọn số máy nhánh cần gọi.
- Gọi nội bộ thực hiện với các máy nhánh muốn gián tiếp thực hiện cuộc gọi ra bên ngoài. Cách thực hiện đơn giản bạn chỉ cần ấn số máy nhánh cần gọi. Ví dụ: 833.
Người dùng có thể thực hiện cuộc gọi đi thông qua hai phương pháp: thực hiện trực tiếp hoặc thực hiện gián tiếp.
- Thực hiện gián tiếp cuộc gọi đi: Nhấn #M hoặc thực hiện trực tiếp cuộc gọi đi bằng cách nhấn *#M. Trong trường hợp này, người dùng có thể chọn cổng vào để thực hiện cuộc gọi đi.
- Nếu người dùng chọn một cổng vào cụ thể và nghe thấy tín hiệu bận, điều này có thể chỉ ra rằng cổng đó đang được sử dụng bởi một cuộc gọi khác hoặc cổng chưa được mở.
Người dùng có thể lựa chọn cổng gọi đi từ 1 đến 8.
Một số công ty chỉ cho phép các bộ phận ngoại tuyến thực hiện cuộc gọi đi đường dài, điều này giúp người dùng lựa chọn đúng chuẩn ngoại tuyến cho cuộc gọi của mình.
6. Chuyển rời vị trí nhanh chóng
- Trường hợp khi không có nhân viên trực tổng đài và máy chủ không tự chuyển các đường dây bên ngoài hệ thống tới các máy nhánh. Việc trả lời tự động hay trực ban tổng đài muốn chuyển máy thì cần phải thiết đặt máy trực thứ nhất và máy trực thứ hai cùng luồng đi đầu tiên. Bạn cần bấm số 0 ở tổng đài tiếp theo mới ấn số máy con muốn chuyển.
- Cách làm chọn: #* ABC với các máy gián tiếp thực hiện cuộc gọi đi và *# ABC với các máy trực tiếp thực hiện cuộc gọi đi.
- Chuyển rời vị trí khi người dùng ở xa máy nhánh, tất cả các điện thoại gọi vào máy này sẽ tự động chuyển tới một máy khác bạn chỉ định.
- Ví dụ : khi bạn đang dùng máy số 236 nhưng bạn lại chuyển đến máy con 569 thì chức năng này sẽ giúp bạn chuyển tất cả các cuộc gọi tới máy 569. Đảm bảo bạn không bỏ lỡ bất kỳ cuộc gọi nào.
7. Thiết lập chuyển cuộc gọi vào các đầu máy nhánh
Bạn muốn chuyển máy nhánh khác nghe cuộc thoại mà bạn đang giao tiếp có thể thực hiện như sau :
- Bạn ấn nút nhận cuộc gọi bạn sẽ nghe thấy âm thanh đường dây trong và ấn tiếp số máy khác cần chuyển. Điện thoại được chuyển tới sẽ nghe thấy tiếng máy con đổ chuông và khi máy đó đã nhận bạn có thể gác máy.
- Thao tác: Bật công tắc của cổng vào hay phím FLASH/R và số máy nhánh.
- Chuyển cuộc gọi từ một máy nhánh này tới máy nhánh khác là thực hiện chuyển cho các cuộc thoại gọi tới
- Thực hiện đàm thoại ba bên
- Cách thức ấn chọn nút + * + và số máy con, là hình thức chuyển cuộc thoại từ máy con này sang máy con khác mà cả hai máy cùng lúc thực hiện cuộc thoại cả ba bên.
Ví dụ bạn có máy nhánh 833 đang nhận thoại bạn muốn chuyển tới máy nhánh 866 mà cả hai máy đều có thể đàm thoại ba bên :
- Máy con 833 nhận được cuộc gọi tới.
- Ấn chọn nút ngắt
- Bấm số máy cần chuyển *866
- Ba bên có thể thực hiện đàm thoại
8. Giá tổng đài điện thoại
Đây là một vấn đề quan trọng, bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí hoạt động. Điều này tạo ra rào cản cho việc áp dụng tổng đài điện thoại, đặc biệt là đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Hiện nay tại thị trường VIệt Nam có rất nhiều loại tổng đài để cho các doanh nghiệp lựa chọn và áp dụng. Như là tổng đài PBX, tổng đài IP Grandstream và các nhà cung cấp tổng đài như Panasonic, LG, Siemens…
Giá của mỗi loại tổng đài là khác nhau ứng với những công dụng khác nhau và ưu điểm riêng của mỗi loại. Ví dụ như tổng đài Siemens với 40 máy lẻ là 20 triệu.
Đây thực sự là một con số đáng lưu tâm. Một chi phí quá lớn để áp dụng tổng đài đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Tổng đài điện thoại giá rẻ
Với mong muốn tiết kiệm chi phí tối đa. Tổng đài điện thoại giá rẻ luôn là một lựa chọn được ưu tiên đối với các doanh nghiệp. Đặc biệt là với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Với tổng đài điện thoại nội bộ giá rẻ, có một lựa chọn với giá thành rẻ nhất là tổng đài từ Trung Quốc với chi phí chỉ khoảng 1,5 triệu đồng. Tuy nhiên tổng đài này có nhiều hạn chế khi chỉ có 1 đường bưu điện và 8 máy lẻ, 20s lời chào ghi âm. Vấn đề lớn nhất là bảo mật. Những tổ chức của Trung Quốc luôn đem lại nguy cơ lớn về vấn đề bảo mật thông tin.
Đối với một dịch vụ tổng đài chất lượng hơn, nhu tổng đài Panasonic. Chi phí rẻ nhất mà bạn phải bỏ ra là 5 triệu đồng để áp dụng.
Nếu bạn đang tìm kiếm một đối tác đáng tin cậy và chuyên nghiệp trong lĩnh vực công nghệ thông tin, hãy liên hệ ngay với VSA để nhận được sự tư vấn chi tiết và giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn!
𝐕𝐒𝐀 – 𝐂𝐡𝐮𝐲𝐞̂𝐧 𝐠𝐢𝐚 𝐭𝐮̛ 𝐯𝐚̂́𝐧 𝐠𝐢𝐚̉𝐢 𝐩𝐡𝐚́𝐩 𝐡𝐚̣ 𝐭𝐚̂̀𝐧𝐠 𝐂𝐍𝐓𝐓, 𝐦𝐚̣𝐧𝐠 𝐢𝐧𝐭𝐞𝐫𝐧𝐞𝐭 𝐯𝐚̀ 𝐜𝐚𝐦𝐞𝐫𝐚. 𝐇𝐨̂̃ 𝐭𝐫𝐨̛̣ 𝐠𝐢𝐚̉𝐢 𝐪𝐮𝐲𝐞̂́𝐭 𝐱𝐮̛̉ 𝐥𝐲́ 𝐬𝐮̛̣ 𝐜𝐨̂́ 𝐦𝐚̣𝐧𝐠, 𝐜𝐚𝐦𝐞𝐫𝐚 𝐯𝐚̀ 𝐬𝐮̛̉𝐚 𝐜𝐡𝐮̛̃𝐚 𝐦𝐚́𝐲 𝐭𝐢́𝐧𝐡
Website: https://vsa.asia/
Hotline: 083 831 9119
Email: support@vsa.asia
Hà Nội: 81B Vũ Ngọc Phan, Láng Hạ, Đống Đa
TP HCM: 180/45/8 Nguyễn Hữu Cảnh, P22, Q. Bình Thạnh
Đà Nẵng: Số 29 Tôn Thất Tùng, Quận Thanh Khê, Đà Nẵng
Nha Trang: 37 Dã Tượng, Vĩnh Nguyên, Nha Trang